Réussir l'organisation d'un anniversaire

Sommaire

Organiser un anniversaire pour un ami ou la quarantaine d’un conjoint ? Pas toujours simple lorsque la tâche complique encore un quotidien bien rempli ! Invitations, thème, repas, gâteau… Pour que la fête soit à la hauteur le jour venu, préparez-la à l’avance et suivez quelques conseils simples.

Vous trouverez dans cette fiche pratique toutes les informations pour réussir l'organisation d'un anniversaire.

1. Établissez une check-list pour organiser l'anniversaire

Afin de ne rien oublier, dressez une check-list récapitulant tout ce qu'il faut faire et avoir pour que la fête se déroule au mieux.

  • Choisissez la date.
  • Choisissez un lieu.
  • Établissez la liste des invités.
  • Définissez le thème.
  • Préparez et lancez les invitations.
  • Si vous faites appel à des services extérieurs (location de salle, de sono, etc.), réservez-les 2 ou 3 mois avant la date fixée.
  • Prévoyez la musique et la lumière, la décoration, les activités et le cadeau ; dressez des listes pour chacun(e).
  • Établissez le menu et les listes de courses.
  • Répartissez les tâches si vous vous faites aider.
  • 1 mois avant la date, reconfirmez les locations.
  • 1 semaine avant, commandez le gâteau et faites les courses.
  • Relancez les invités qui n’ont pas confirmé leur présence.
  • La veille, cuisinez et préparez tout ce qui peut l’être :
    • installez et vérifiez la sono, les lumières,
    • préparez les petits fours et un stock de glaçons,
    • mettez les bouteilles au frais,
    • commencez la décoration.

2. Dressez la liste des invités

Avant toute chose, tracez les grandes lignes du type d’anniversaire que vous souhaitez organiser.

  • Souhaitez-vous un véritable repas ou un buffet en libre service ?
  • Comptez-vous danser ?
  • Imaginez-vous une ambiance intimiste ou une grande fête ?
  • Quel est votre budget ? Le prenez-vous en charge ou faites-vous participer les amis ?

En fonction de ces éléments, établissez une première liste d’invités : il vous faudra une estimation du nombre pour planifier le menu et choisir le lieu.

3. Choisissez un lieu pour la fête

Par mètre carré, on compte généralement 2 invités debout, 1 seul pour danser. Adaptez la taille du lieu ou le nombre d’invités en fonction de vos impératifs.

Si vous louez un local

Outre le lieu à trouver pour la soirée, pensez également aux possibilités d'hébergement à proximité du lieu de la fête.

  • Restaurants, hôtels, clubs et bars louent fréquemment des salles. N’hésitez pas à interroger n’importe quel lieu qui vous plairait sur les tarifs de location : péniche, salon de thé, moulin, ferme, librairie, salle de sport, cave à vins, boutiques peuvent accepter de louer leurs locaux le temps d’une soirée.
  • Renseignez-vous sur les assurances et éventuelles limitations du lieu, notamment en termes de bruit et d’horaires.
  • Explorez les environs de la salle de réception : si les invités sont nombreux, il doit être possible de dormir à proximité, dans l’idéal sans prendre le volant. Listez les gîtes, hôtels et chambres d’hôtes.
  • Si certains viennent avec des enfants, un lieu disposant d’une pièce fermée permettra d’y placer de petits lits.

Si vous organisez l'anniversaire chez vous

Chez soi, il est important de définir les espaces accessibles aux invités et ceux qui restent privés.

  • Prévoyez un espace dédié aux manteaux, écharpes, chapeaux…
  • Si les invités sont nombreux, dégagez les couloirs et désencombrez autant que possible les lieux. Condamnez les accès aux pièces que vous souhaitez garder privées.
  • Prévenez les voisins !

4. Envoyez les invitations

Plus vous préviendrez les invités tôt, plus vous obtiendrez de réponses positives.

  • L’invitation doit comporter un certain nombre d'éléments :
    • l’adresse, l’heure, et un plan si le lieu est isolé ;
    • un numéro de téléphone, une adresse électronique ou un coupon RSVP en précisant une date limite de réponse.

Remarque : s’il s’agit d’une fête surprise, pensez à le préciser pour éviter les fuites !

  • Choisissez un design pour les invitations : une photo ou un montage, une création personnelle, un modèle Word…

À savoir : vous trouverez un grand nombre d’invitations à télécharger et imprimer sur Internet.

  • Choisissez un mode de transmission des invitations :
    • de la main à la main ;
    • par courrier ou email ;
    • par sms, voire par Facebook en créant un événement privé.
  • Envoyez les invitations, en joignant une liste des hébergements à proximité.
  • À la date limite, relancez ceux qui n’ont pas répondu.

5. Prévoyez la musique

La musique est essentielle pour organiser une fête d’anniversaire réussie, qu’il s’agisse de danser ou d’assurer un fond sonore.

Les playlists

Préparez des playlists rassemblant tous les morceaux favoris du roi (ou de la reine) de la fête… même les plus honteux. Prévoyez-en une pour le repas, une autre pour danser.

Si vous n’avez pas eu le temps de préparer de playlist personnalisée, utilisez les sites de musiques en streaming, à condition d’être abonné pour éviter les publicités : Deezer ou Spotify proposent des playlists à thème, par époque, genre ou ambiance.

À savoir : pour danser dans une véritable ambiance de club, sachez qu’il est possible de louer des machines à bulles ou à fumée.

Le DJ

Vous pouvez également louer les services d’un véritable DJ pour la soirée.

À savoir : à défaut de DJ, optez pour un site Internet diffusant en direct les platines des lieux les plus branchés, des clubs aux restaurants.

Une sono adaptée

Prévoyez une sono adaptée : une chaîne hi-fi de salon ne suffira pas si vous accueillez plus de 20 invités. Comptez :

  • 150 Watts pour 30 à 40 personnes ;
  • 300 Watts pour 70 à 80 personnes.

Vous trouverez facilement des services de location près de chez vous sur Internet.

6. Prévoyez la lumière

Si vous optez pour un simple dîner, préférez une ambiance tamisée.

  • Multipliez les points d’éclairage doux et évitez les lumières blanches des plafonniers.
  • Pensez à l’option des bougies, garantissant une ambiance féérique.

Si vous organisez un anniversaire en extérieur, misez sur les lampes à LED, les guirlandes lumineuses et les lampions.

Si vous prévoyez de danser, osez louer une boule à facettes ou des stroboscopes.

7. Pensez aux activités

Certains apprécient les jeux, afin de briser la glace entre les invités en petits comités : devinettes, mimes, etc.

Dans les grandes fêtes, un invité prend généralement en charge le diaporama afin de diffuser des photos du roi ou de la reine de la fête. Si tel est le cas :

  • prévoyez un mur, un drap ou un écran blanc ;
  • pensez au matériel pour le projeter.

Envisagez d’installer un stand photo, très en vogue.

  • Les invités se feront prendre en photo seuls ou en groupe par un professionnel ou un ami, en digital ou Polaroid.
  • Complétez l’installation de fausses moustaches, lunettes fantaisie, perruques, chapeaux…

8. Prévoyez le cadeau d'anniversaire

Pour un anniversaire, chacun peut venir avec son cadeau ou participer financièrement à un achat commun.

À savoir : pensez à personnaliser les paquets cadeaux !

Le cadeau commun

Si vous choisissez un cadeau commun, précisez-le sur l’invitation ou par un mail groupé.

Indiquez en quoi il consiste et la façon de participer : chèque, espèces ou cagnotte en ligne.

Les cadeaux individuels

Pour les cadeaux libres, prévoyez un emplacement où les déposer.

Remarque : placez une urne pour ceux qui préfèrent laisser une enveloppe.

Installez une grande carte, une toile vierge, une photo géante… et déposez des feutres à côté afin que chaque invité laisse un message.

À savoir : pensez également aux petits cadeaux pour les invités – un ballotin de chocolats, un jeu miniature ou un petit mot dans l’assiette des invités suffisent à faire plaisir.

9. Définissez le menu d’anniversaire

Si vous faites appel à un traiteur, choisissez le menu et passez la commande à l’avance, puis faites-vous livrer sur le lieu de la fête.

Si vous cuisinez vous-même, faites-vous aider ou répartissez les tâches entre les proches. Préparez autant que possible à l’avance, quitte à congeler les plats jusqu’au repas.

Pour l’apéritif

Boissons et amuse-bouche sont les principaux éléments de l'apéritif. Selon que celui-ci est ou non dînatoire, les quantités varient. En général, on compte :

  • 1/2 bouteille de champagne ou de vin par invité ;
  • 1 bouteille d’alcool fort pour 10 personnes ;
  • 8 petits fours, verrines et toasts par invité pour un apéritif simple ;
  • 20 petits fours, verrines et toasts par invité pour un apéritif dînatoire.

Remarque : n’hésitez pas à miser sur les surgelés.

Privilégiez les cocktails, faciles à préparer et plus abordables que le champagne : le saladier de punch peut même durer toute la soirée.

Conservez les boissons dans le réfrigérateur, au frais à l’extérieur ou dans une baignoire ou des bassines remplies de glace.

Pour le repas

Bannissez les recettes exigeant une présence ininterrompue en cuisine : optez pour celles qu'on peut faire à l’avance et qui se réchauffent ou se servent froides.

Si vos invités sont plus de 20, misez sur le traiteur, sous peine de ne pas profiter de la soirée.

À savoir : pour les plats à servir chauds, faites-vous prêter des chauffe-assiettes ou réservez celles-ci au four à faible température ; vous pouvez également opter pour des cloches, afin de garder les assiettes au chaud.

Remarque : n’oubliez pas de prévoir suffisamment d’eau, ainsi que du pain.

Repas debout

Si vous avez choisi d’organiser un buffet d’anniversaire sans places assises, évitez les plats à trancher au couteau.

Choisissez des recettes simples à manger à la cuillère ou à la fourchette, l’assiette dans une main.

Repas assis

Pour un repas assis, pensez à préparer un plan de table et des porte-noms.

Remarque : dans tous les cas, prévoyez des poubelles.

Pour le dessert

Passez commande ou préparez le gâteau à l’avance. Si vous le commandez, osez les décors personnalisés avec une photo et/ou un message.

N’oubliez pas les bougies !

10. Décorez la salle de la réception

Inutile d’opter pour un thème trop compliqué, à moins d’avoir du temps et des moyens.

  • Un simple thème de couleurs suffit en principe à harmoniser l’ambiance.
  • Accordez-y la vaisselle, les nappes, les serviettes.
  • Ajoutez des ballons, des bouquets de fleurs ou des guirlandes.
  • Si vous souhaitez aller plus loin, créez un véritable décor adapté à votre thème.

Vous pouvez également miser sur une soirée costumée, en prévoyant un panier d’accessoires à l’entrée pour ceux qui ont oublié.

Remarque : pensez, s'il y a des enfants, à installer une table pour eux, elle aussi décorée ; placez-y des bandes dessinées, des feutres et du papier, des jeux ou des livres.

11. Faites-vous aider le jour de l'anniversaire

Une fois les listes de choses à faire établies, répartissez les tâches entre la famille et les amis.

  • Envoyez votre conjoint(e) chercher le gâteau.
  • Chargez un(e) ami(e) du dressage des tables.
  • Demandez à un(e) autre de s'occuper des petits fours.
  • Chargez quelqu'un de s'occuper des boissons.

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